Le RGPD est obligatoire dès le 25 Mai 2018.
Quels sont les procédures misent en place chez PLAISIR VERT ?

Avant le RGPD

Que fais-t-on avec les données ?

A ce jour et jusqu’à maintenant, nous utilisons les données de nos clients et prospects de manière limitée et privative.
En d’autres termes, nous n’utilisions vos données que lorsqu’il nous étaient nécessaire de les utiliser et ils n’ont jamais étés divulgués ni transmis ni vendus à des tiers et certainement pas dans un but commercial.

Où se trouvent les données ?

La récolte des données se font simplement via les transmissions reçues et enregistrés à des outils de travail, tels que :

  • le logiciel de facturation (PME belgo-française)
  • le logiciel de planning (start-up canadienne)
  • le logiciel de newsletter (entreprise française) couplé avec WordPress
  • le logiciel de visite (entreprise IT USA) couplé avec Google Agenda
  • le logiciel de stockage et de partage de données (entreprise USA-anglaise)
  • les logiciels de réseau sociaux
  • le site internet

Ces logiciels ne sont pas reliés entre-elles, les données sont encodées manuellement.

Un réseau physiquement privé et sous accès sécurisé contient :

  • la  liste des clients de sauvegarde annuelle
  • les dossiers avec les photos, plans, …

Que se passe-t-il lorsque les données doivent être retirées de la base de données ?

Lorsque vous n’êtes plus client chez nous, les données étaient simplement stockés.

Qui a accès à ces données ?

Le personnel administratif et dirigeante ont libre accès aux données que ce soit par les logiciels tiers que par le réseau privé.
Le reste du personnel a uniquement accès aux données pour la planification.
Sans accord préalable, ils n’ont d’autres accès qu’à l’adresse du chantier et au nom du contact.

Les dirigeants et autres personnels des logiciels tiers, ne fait pas partie de notre rayon d’action.

Après le RGPD

Que fais-t-on avec les données ?

Cela ne change pas, les données et leur utilisation restes privées.

Où se trouvent les données ?

Le système mis en place reste identique jusqu’à dernière nouvelle.

Que se passe-t-il lorsque les données doivent être retirées de la base de données ?

Les données sont par défaut simplement stockés.
Une modification peut être mis en place à la demande selon l’utilisation :

  • En facturation : les données sont gardées lorsqu’un document comptable a été créé et ce, jusqu’à la limite requis par la loi.
  • Pour la planification des prestations : les données dans le logiciel de planification seront archivées et ne pourront plus être réutilisées sans accord spécifique.
  • Les newsletters : les données seront effacés de la liste des newsletters – cela peut aussi se faire par simple demande de désinscription lors d’une des newsletter
  • La planification des visites : les données dans le gestionnaire de visite seront archivées
  • La gestion des données partagées : les données dans le logiciel de stockage et partage de données seront arrêtés, les accès fermés et les données supprimées
  • Dans les logiciels de réseaux sociaux sont sous la responsabilité de l’utilisateur et l’accord tacite avec le règlement accepté lié.
  • En cookies pour le site : les données transmissent par l’utilisateur (compte, commentaires) dans le site internet seront supprimés
  • Les données dans le réseau privé seront archivées

Qui a accès à ces données ?

Jusqu’à dernières nouvelles, l’hiérarchie et la méthodologie reste identique.

 

Conclusion

PLAISIR VERT a toujours préféré un système privatif et respectueux envers sa clientèle.

Le site internet est subventionné de manière privatif, sans pub et sécurisé.
La prise de note des données sont vouées à rester privatif et notre équipe doit respecter une clause de confidentialité.

La venue du RGPD nous impose simplement à être plus drastique et transparent de l’enlèvement de vos données dans notre base.

 

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